今回の話題は、クラウドであることの醍醐味の１つでもあり、Googleカレンダーの素晴らしい機能の１つ「共有」です。
カレンダー毎に共有を設定することで、複数人で共有しているカレンダーは、誰か一人が予定を入れることによって共有している全員のカレンダーに予定が反映されます。
まず、左側のカレンダー一覧の中から共有したいカレンダーの名前の上にマウスを合わせます。今回は「スキーサークル」を他のユーザーと共有します。３つの点をクリックするとメニューが開きます。
リストの中の「設定と共有」をクリックして、共有するユーザーを追加します。
カレンダーの各種設定項目が開いてきますので、画面下の方にある「特定のユーザーとの共有」の中の「ユーザーを追加」という薄いグレーの文字をクリックします。
小さい窓が開き、共有したい人のメールアドレスの入力を求められます。Googleのカレンダーですので、Googleアカウントを持っている人であれば共有が可能です。まずは相手のメールアドレスを入力します。
次に権限を設定します。権限とはカレンダーのコントロールをどこまでさせるかというものです。たとえば、入力の間違いなどが無いように、共有した相手には「見るだけの権限」を与えたい場合は「閲覧権限」を設定します。共有した相手に「変更及び共有の管理権限」を与えると、ここで共有したユーザーが他のユーザーがアクセスできるように共有を設定したり、予定を追加したりなどができるようになります。「予定の変更権限」ではスケジュールの変更はできるものの、ユーザーを追加したりする権限はないものになります。今回は「変更及び共有の管理権限」をクリックすることにして、開いてユーザーに多くの権限を与えます。
ちなみに、ここでユーザー名の表示がメールアドレスから名前にかわっていればそのユーザーはGoogleアカウントで存在するという事を表しています。
設定できたら、「送信」ボタンを押すと相手ユーザーにカレンダーが共有された旨のメールが送信されます。
これで、ユーザーと共有されました。権限はこのリストから再設定することもできます。
共有したユーザーには以下のような内容のメールが届きます。カレンダーを表示すれば「スキーサークル」のカレンダーがリスト内に表示されます。
リスト内にカレンダーが表示されています。
この共有カレンダーはとても便利です。自分が所属している団体や仕事用でも複数のチームごとにカレンダーを作り、共有の権限を設定することで、スケジュール管理が格段に楽になります。
