EXCELは単独のアプリケーション、スプレッドシートはWebブラウザ上で動作
新しいパソコンを購入するときなどに「Word、Excelが入っているもの」を購入する方が多くいます。WordやExcelなどのマイクロソフトのオフィスソフトは基本的に「パソコンにインストールして使用」する形式になっています。
一方、Googleスプレッドシートやドキュメントはインターネットブラウザ上で動作する「Webアプリケーション」。スプレッドシートのソフトをパソコンにインストールするという概念はありません。また、作成したファイルはGoogleドライブに保存されています。そのため、別のパソコンやスマートフォンからGoogleアカウントがあれば同じ環境で利用できるのことが特徴です。パソコンの買い換えなどでも新旧のパソコン間でデータ移行する手間もありません。
それぞれのパソコンにインストールしなくても利用できるスプレッドシートですが、インターネットブラウザ上で動作するため、インターネットの接続がない状態では基本的に使用できません。
EXCEL
スプレッドシート
スプレッドシートは「ソフトを購入しない」
ExcelやWordなどのマイクロソフトオフィスは端末を買い換えるごとにソフトウェアも購入しなくてはなりません（Office365は毎月の利用料支払いが必須）。しかし、ブラウザ上で動作するGoogleのアプリケーションはパソコンにソフトをインストールしなくても常に最新版を利用できます（ブラウザソフトGoogleChromeは無料でインストールできます）。Googleアカウントを登録することにより利用を開始できます。
スプレッドシートは同時編集可能
ひとつのファイルを複数人で編集する場合、ExcelやWordでもファイルを共有することにより編集は可能です。しかし、それぞれの編集者が独立して編集作業を行うため、更新内容がわからなくなる恐れがあります。
GoogleスプレッドシートやGoogleドキュメントであれば、その心配はなく、Googleドライブ上に保存されているひとつのシートを共有して複数人で編集するときも「誰がどこを作業しているか」がリアルタイムでわかります。遠方の編集者とチャットをしながら編集できる機能も付加されています。
スプレッドシート
スプレッドシート：自分以外の編集者がどこのセルで作業しているかがわかる。
自動保存機能と変更履歴
WordやExcelの場合、コンピューターに保存されているファイルを開いてから編集・保存を行います（ネットワークハードディスク上のファイルを直接編集することは推奨されていません）。
一方、Googleのスプレッドシートやドキュメントでは、常に自動保存を行っています。保存先はGoogleドライブです。極端な話、文字を入力した直後にパソコンが故障したとしても作成したデータはGoogleドライブに保存されています。
また、Googleのアプリケーションでは、ファイルの変更履歴も保存されているため、過去にさかのぼって編集内容を復元させることもできます。
＊EXCELでは自動回復用のバックアップが設定時間毎に保存されます。
スプレッドシート
スプレッドシート独自の関数がある
スプレッドシートにはExcelには無い独自の関数が用意されています。自動化やネットワーク上での他のシートとの連携など、スプレッドシートがWebアプリケーションであるという特徴を活かした関数が多く用意されています。
- データの検索・抜き出しが用意になるQUERY関数
- 別のスプレッドシート（ファイル）からセル範囲を読み込めるIMPORTRANGE関数
- 数式を自動でコピーしてくれるARRAYFORMULA関数
- シート内で翻訳できるGOOGLETRANSLATE関数
他にも独自の関数が数多くあります。
スプレッドシートの弱点？
ここまで、良いことを中心にスプレッドシートやGoogleアプリケーションを紹介してきましたが、以下のような問題点もあります。
- 基本的にインターネットに接続できない場合は使用できない
- アプリケーションの内部処理がGoogleのコンピューター上で行われるため、処理速度が遅くなる事がある。
ファイルサイズが極端に大きい場合は考慮すべき点です。 - Excelと１００％互換性があるわけではないので、Excelファイルをスプレッドシート上で開くときに表示や処理に違いが出ることがある。
Excelで作成したファイルをGoogleドライブにアップロードしてからスプレッドシートで開くことができます。また、スプレッドシートのファイルもExcelのファイル形式(xlsx）にしてダウンロードできます。
両者の特徴を理解して最適なソフトウェア利用を
パソコン普及とともに改良を重ねてきたEXCEL、クラウドコンピューティング時代に併せた機能が多く含まれたスプレッドシート。
両者の特徴を生かして利用するソフトウェアを選択しましょう。
